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On sait tous animer une réunion...

30 Jan 2017

 

Avez-vous déjà eu l'occasion d'animer une réunion? que ce soit pour votre équipe, afin de faire un point sur les projets en cours ou pour développer une idée qui vous est chère.

C'est simple, on réunit un groupe de personne et on aborde les différents points prévus.

 

 

 

Les Français sont connus à l'étranger pour être les spécialistes des meetings interminables où l'on décide peu. L'amour du débat! J'ai vécu un certain nombre de réunions où soit on s'amuse bien mais on avance peu sur le projet soit on s'ennuie et on avance peu sur le projet. Une constante, j'ai rarement vécu de réunions efficaces, souvent beaucoup d'égo, une hiérarchie pesante qui fait que seuls les responsables parlent et les autres, passifs, en profitent pour répondre à leur mail le temps que ça passe...

 

C'est pour cela que j'ai décidé d'accompagner les organisateurs de réunions/ les porteurs de projets pour animer ces temps collectifs.

 

Un exemple de collaboration sur lequel je travaille actuellement.

 

Depuis novembre, j'accompagne Claire Michaud dans le développement de la communauté Super Poppins. Son objectif c’est de créer un réseau de professionnels de la petite enfance pour faire rayonner ce secteur.

 

Nous nous sommes d’abord réunis toutes les deux pour bien comprendre quels étaient ses objectifs, ses valeurs et le résultat qu’elle voulait obtenir. Cette phase d'interview par une personne extérieure au projet est essentielle car elle permet de prendre de la distance sur les attentes de l'organisateur. Je m'intéresse surtout au comment plus qu'au pourquoi afin de comprendre toutes les étapes du développement du projet. Attention à ne pas oublier les objectifs humains quand on choisis les activités. Passionné par le sujet, on oublie souvent de proposer des activités dédiées (type brise-glace/ jeux de connaissance/ pauses) pour permettre aux participants de créer du lien et donc d'adhérer encore plus au projet.

 

Il est aussi important de savoir quel rôle donner au groupe, dans quel mesure cette réalisation sera une co-construction totale, semi-dirigé ou dirigé. Quel bénéfice les participants vont-ils tirer de 1) la participation à la réunion, 2) l'engagement sur le projet.

 

Quelle est la première action à mettre en place pour engager les participants sur le projet? Leur permettre de se rencontrer. Nous avons donc organisé une première réunion avec les personnes intéressées par Super Poppins pour co-construire cette communauté car Claire a opté pour un développement du réseau, porté à plusieurs par un petit noyau de membres motivés et multiplicateurs.

 

Il y a maintenant une rencontre mensuelle de prévue.

Je me suis chargée de préparer les réunions et de les animer pour qu’on arrive ensemble à poser les bases du réseau. En 2 réunions de 2 heures, nous avons déjà écrit une charte qui détaille notre cible, nos valeurs, nos objectifs, nos actions et notre processus d’admission.

 

Nous avons aussi mis en place un système de roulement où chaque membre à l’occasion de mettre sur la table une problématique qui lui est propre afin d’obtenir le soutien du groupe. Enfin nous avons créé un système d’échange de services qui est déjà en pratique entre les membres du réseau. L'action est un cercle vertueux, planifier une date à la fin d'une réunion permet à chacun d'être entièrement présent sur le projet même s'il se perd dans les méandres du quotidien entre les deux temps de rencontre.

 

Si cet exemple fait échos en vous et que vous aussi, vous avez envie de collaborer de manière plus efficace, d’être guidé pour apprendre à mieux travailler en groupe, contactez moi.

Chaque demande est traitée dans son individualité.

 

Et si vous voulez en savoir plus sur le projet Super Poppins, aller visiter le site Internet ou contacter Claire Michaud, elle est incroyable!

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